Os desafios da compra de equipamentos de imagem

Um dos maiores desafios para um médico gestor que busca empreender na medicina diagnóstica por imagem é a de se manter racional na hora da compra de equipamentos.

Por esse motivo, vamos elecar aqui,  8 importantes  etapas a ser consideradas.

Ter consciência sobre a tendência do ser humano em se tomar decisões de forma emocional

É impossível não errar em algum ponto na  compra de equipamentos novos.

Sobretudo quando temos que manter de forma equilibrada recursos limitados e os valores de exames de forma decrescente.

• um software a mais que nunca será utilizado;
• um valor de manutenção acima do mercado;
• contrato de manutenção excluindo peças importantes e de quebra previsível;
• equipamento lento e pouco produtivo para a demanda existente  (mesmo com custo mais barato);
• não considerar na viabilidade econômica da implantação do novo equipamento o “end of life “ deste e a necessidade de repor novo equipamento.

E sim, quando estudamos economia comportamental aprendemos que 95% de nossas decisões são emocionais.

Em apenas 5% das vezes tomamos decisões racionais, ou seja , só 5% é baseado naquilo que vai realmente trazer o melhor benefício “econômico” ou a maior utilidade.

Neste sentido, como podemos fazer a nossa decisão de  compra de equipamentos ser  racional e aderente ao o melhor custo benefício?

Ou seja, como alinhamos estes pontos considerando a questão da  sustentabilidade a longo prazo?

Desta forma, para se manter a qualidade dos resultados, a aquisição de ferramentas precisa permitir uma maior abrangência de diagnóstico.

Por esse motivo, o melhor "ponta pé" é a criação de um "checklist”.

Estudo de viabilidade de compra de equipamentos

Podemos dizer que os gatilhos que iniciam a tomada de decisão para compra de equipamentos poden ter diversas origens, listamos abaixo uma lista classificapelo por ordem crescente de subjetividade:

• Uma demanda que já ocupa toda agenda de uma modalidade de equipamento já existente;
• Demanda detectada para uma modalidade (equipamento) cuja especialidade ainda não é oferecida;
• Desejo de implantar uma modalidade especifica que ainda não é oferecida, sem no entanto saber se existe realmente demanda para tal;
• Surgimento de uma nova tecnologia interessante na especialidade.

Neste sentido, sugerimos realizar uma análise detalhada antes de iniciar qualquer decisão de compra de um equipamento, considerando:

• Quantidade de aparelhos de mesma modalidade existem na região, dividido pelo número de habitantes e/ou pelo número de vidas (ANS);
• Tempo de espera para agendar esses exames na região. Caso a resposta seja para o mesmo dia, isto é indicativo de que a demanda é baixa, porém se a espera for de mais dias é possível considerar que a demanda exista é seja alta;
• Análise se existirá uma equipe capacitada tecnicamente  para cuidar desse novo serviço;
• Avaliação do resultado que esta nova modalidade trará.

Viabilidade Economica referente a compra de equipamentos

• Valor médio (estimado) pago pelas operadoras de saúde da região pelo procedimento, bem como o valor deste no particular;
• Total do investimento para a infraestrutura deste equipamento;
• Tnsumos;
• Manutenção;
• Equipe operacional e do laudo (independente se é o sócio);
• Espaço físico (considerar como se fosse um aluguel);
• Porcentagem do custo de utilização dos departamentos envolvidos (recepção, call center, faturamento);
• Custo de renovação da máquina quando esta entrar em “end of life”, uma vez que dispor das peças de reposição deixa de ser obrigatório para o fabricante.

Com todos esses dados, estima-se um número mínimo factível de atendimentos por mês e o número de anos necessários para quitação, sendo aí o baseline positivo para a clínica.

A compra de equipamento para uma modalidade já existente

Caso a opção seja a compra de equipamento para uma modalidade já existente, partimos do princípio de que  o credenciamento junto as operados já exista.

Está é a situação  mais confortável e segura para tomada de decisão de compra, uma vez que é possível calcular o retorno com maior previsibilidade e saber a viabilidade  de forma antecipada.

No entanto, é bom estar atento à:

• aumento da demanda é consistente (ex 3 meses);
• se existe potencial para aumento da produtividade dos equipamentos existentes (ao invés de investir nem um outro), exemplo:
• horários ociosos (abrir agenda no horário do almoço ou mais cedo);
• rever protocolos e processos e torná-los  mais enxutos, rápidos e produtivos;
• verificar se faltam colaboradores para  aumento da produtividade, uma vez que o custo da máquina parada é aumentar o quadro de funcionários.

Compra de equipamento para nova modalidade ou para nova unidade

Primeiramente será necessário um novo credenciamento junto as operadoras de saúde.

De modo geral, esse credenciamento só será possível,  quando a máquina estiver instalada. Isso por que, dificilmente a operadora realiza o credenciamento antes disso.

Um passo incial importante é programar uma reserva financeira. Essa ação garantirá que você tenha tempo para negociar o novo credenciamento, onde os valores obtidos possam realmente ser os  de mercado e compatíveis com sua sustentabilidade.

Faça uma análise minuciosa das propostas de “pacotes”.

Digo não só dos valores do exame, mas o valor pago pelos insumos e o valor do reajuste anual. Este passo é importante para detectar truques das operadoras (é comum oferecerem e realizarem a propaganda de um valor alto para exames de baixíssima frequência e não citar os valores baixos para os exames de maior frequência).

Um  novo credenciamento bem negociado garante a sustentabilidade do serviço e da especialidade na região.

Além disso, é necessário muita paciência!

A Negociação

A cada rodada de negociação, insista nos valores sustentáveis e ceda em pontos que não comprometam a sustentabilidade  como:

• menor prazo de entrega de exames
• atenção especial a emergências
• valorize os títulos de especialistas dos profissionais envolvidos
• invista em qualificação do serviço
• nunca diga um  simples "não" a 1 proposta “indecorosa”-  sempre faça contrapropostas, cedendo o mínimo  no valor de exame, mas corrigindo distorções e oferecendo algum benefício como os acima ou ainda, cedendo naquilo que não compromete a sustentabilidade do seu negócio.

A única oportunidade de obter um valor sustentável  é na hora de obter o credenciamento.

Isso porque, jamais uma Operadora vai aumentar  o valor de um exame mal  negociado, o que pode comprometer não só a sustentabilidade do serviço mas também de todos os demais serviços da região, inviabilizando assim o bom exercício da especialidade.

Uma vez que há demanda potencial e capacidade operacional para executar a nova modalidade, bem como  viabilidade sustentável de credenciamento, deve-se partir para o planejamento de custos e a compra das máquinas.

Planejamento de custos e a compra das máquinas

Ao planejar instalação de equipamento de uma nova modalidade, é necessário considerar todos os demais custos, como:

• construção da infraestrutura para o equipamento
• equipamentos necessários para está máquina operar (ex.: novo transformador, ar condicionado, chiller, “no-break “)
• espaço mensal (similar a uma locação de sala)
• consumo de energia elétrica (alto para alguns equipamentos como ressonância magnética)
• o valor aproximado pago pelas operadoras na região
• valor das despesas estimadas para operação ( % do custo de auxiliar , telefonia, recepção, faturamento e entrega de exames).

O que  analisar na hora de decidir comprar a máquina ?

O primeiro passo para uma análise de sucesso é somar os custos do equipamento com o custo de manutenção (calculado em 10 anos).

Às vezes, o preço de venda da máquina mais barata, tem a soma de  valores de manutenção em 10 anos totalizando valor muito mais alto que a máquina com preço de venda mais cara (coberturas de manutenção semelhantes).

Ou seja, comparar este custo total e o tempo que cada máquina demora para fazer um exame com boa qualidade é o indicativo de uma boa análise inicial.

E tenha em mente que uma maior produtividade, diminui o custo da máquina e vice versa.

No entanto, essa avaliação tem que ser feita por meio de“test drive”. Teorias não são aceitas em um passo importante como este, mesmo se o fabricante garantir a disponibilidade para produtividade do equipamento.

Fique atento com as nomenclaturas utilizadas para as funcionalidades do equipamento. Muitas vezes o marketing apresenta novos nomes para caracteristica já existentes.

O cenário ideal

O "test drive" mencionado acima é importante ser realizado, sobretudo contando com o acompanhamento do seu time operacional, em um serviço que disponha do equipamento e de métricas para avaliação.

Estas métricas podem ser:

•  rapidez
• desempenho
• produtividade
• qualidade de imagem.

Tenha em mente que é raro uma única nova tecnologia ser responsável por um desempenho fantástico de uma máquina.

Sendo assim, mais uma vez, tenha cuidado para não tomar decisão emocional.

Em geral, isso é decorrente da somatória de todas as características do equipamento. Portanto, compare os desempenhos na vida real e não fique comparando nomes tecnológicos.

Pensando a médio prazo

Considere também o custo benefício de solicitar funcionalidades e softwares adicionais importantes para o momento atual ou mesmo um futuro a médio prazo, quando a demanda e a complexidade dos casos naturalmente aumentam.

Isto garantirá maior produtividade e avaliações específicas bem mais específicas, como:

• software de ecocardiograma num aparelho de ultrassom geral
• perfusão na ressonância magnética
• cálculo de gordura e ferro hepáticos
• supressão de artefatos metálicos
• correção de movimento na ressonância magnética
• inteligência artificial na tomografia para reduzir dose de radiação
• inteligência artificial na ressonância magnética para reduzir tempo de exame

Negocie  com os fornecedores

Se após todos os passos acima você estiver realmente embasado de que a aquisição deste novo equipamento é viável e será rentável para sua operação, chegou o momento em que você precisará levantar as especificações junto aos  especialistas.

Com as especificações em mãos converse com a sua equipe operacional, realize orçamentos variados e tenha em mente:

• Avalie o desempenho do equipamento escolhido (ou in loco ou em um stand em Feira)
• Atualize-se de todas as inovações na modalidade e selecione aquelas que têm comprovação científica e demanda
• Defina quais  fornecedores preenchem melhor seus requisitos
• Avalie o potencial ddo fornecedor para atendimento e manutenção. Isso por que em regiões mais afastadas, fornecedores com equipes muito enxutas  podem trazer prejuízos para clínica devido ao maior tempo para iniciar atendimento e solucionar problemas
• Negocie os valores de manutenção (garantia estendida, custo da máquina , software adicionais importantes, condições de pagamento)
• Negocie antecipação do prazo de entrega. Ou seja, se a demanda for muito alta e a capacidade de deixar a infraestrutura pronta, isso pode reduz o custo do investimento na medida que os exames vão sendo realizados.

Procure dividir a decisão da escolha levando em consideração toda equipe de operação envolvida (médicos, operadores e enfermagem).

É comum, ao término de uma concorrência haver a dúvida entre um ou dois fornecedores, cujo aparelho se equivalem em funcionalidade, desempenho , custo total e rapidez de atendimento na manutenção.

Neste sentifo, você terá ainda mais um ponto de negociação para o desempate  quando o assunto é compra de equipamentos - nunca se esqueça que o custo da manutenção no longo prazo pode ser equivalente ao custo de uma nova máquina.

A decisão final

Feito tudo isso, será necessário um sócio diretor ou gerente (com autonomia de decisão) supervisionar e integrar todas as equipes a fim de  otimizar as questões com:

• alvarás
• obra
• instalação da refrigeração
• transporte
• recebimento da máquina .

Desta forma, você garantirá que  a instalação e o início de funcionamento do equipameto não atrase, pois de um modo geral, o maior custo de uma clínica , é com certeza o custo de uma máquina parada.